W sytuacjach kryzysowych koniecznie jest niekiedy podjęcie drastycznych kroków. Moment, w którym trzeba powiadomić swoich pracowników o nieuchronnych zmianach w firmie, nigdy nie należy do przyjemnych. Jak przygotować załogę na trudne zmiany w firmie?
Z jakimi trudnościami będziemy się mierzyć?
Pracownicy postrzegają zmiany w firmie jako potencjalne zagrożenie, co jest zjawiskiem absolutnie normalnym. W pierwszej kolejności do głosu dochodzą obawy natury ekonomicznej, jak obniżenie wynagrodzenia czy nawet utrata posady. Kolejnymi obszarami generującymi lęki, są utrata komfortu psychicznego i bezpiecznej rutyny, a także niepewność co do posiadanych kompetencji i potrzeba opanowania nowych umiejętności.
O czym nie należy zapominać, komunikując trudne zmiany w firmie?
Przede wszystkim do zakomunikowania przykrych wiadomości należy wybrać odpowiednią osobę. Pracownicy oczekują, że o trudnościach powie im osoba bezpośrednio odpowiedzialna jak przełożony lub menedżer. Nie należy także skupiać się wyłącznie na efektach wprowadzanych modyfikacji, ale jasno nakreślić powody, dlaczego są wprowadzane zmiany i co nam grozi, jeśli nic się nie zmieni.
Jak sformułować prawidłowy komunikat?
W szczególności należy jasno formułować to, co chcemy przekazać. Udzielana informacja powinna być jednoznaczna i nie budzić wątpliwości co do jej interpretacji. O czym jeszcze nie należy zapominać, to fakt, że komunikacja powinna się odbywać dwukierunkowo. Uzyskanie informacji zwrotnej od pracowników może wydłużyć cały proces, ale czyni go dużo bardziej skutecznym. Udzielanie wyjaśnień na pytania pracowników pomoże przywrócić poczucie kontroli w firmie.
Kolejną cenną wskazówką jest kilkukrotne powtarzanie komunikatu. Tylko w ten sposób mamy pewność, że zainteresowani przyswoją sobie treść tego, co chcemy przekazać. Gdy pracownicy słyszą wieści po raz pierwszy, często są zbyt niespokojni i przejęci, by w pełni zrozumieć komunikat.
Jeszcze ważniejsze jest nieunikanie trudnych tematów. Gdy pracownicy są świadomi nadciągającego kryzysu, najgorsze, co może zrobić szefostwo to sztuczne zapewnianie o dobrej kondycji firmy. Takie podejście może jedynie przyczynić się do powstawania rosnącej fali plotek i do podsycania niepokoju wśród personelu. Tylko szczere nakreślenie aktualnej sytuacji i rzeczowe przedstawienie planowanych środków zaradczych może uspokoić atmosferę.