Czasami w rozwiązaniu problemów najlepszym rozwiązaniem jest ich wizualizacja. Przedstawienie procesu w formie graficznej pomoże dogłębnie przeanalizować dane zagadnienie, a także sprawnie rozdzielić zadania i szybciej wdrożyć nowe osoby. Nie bez powodu do jednych z siedmiu podstawowych narzędzi jakości zalicza się diagram procesu, czyli tzw. flowchart.
Flowchart — geneza oraz definicja
Diagram przepływu procesu, flow chart, diagram procesu, karta przepływu czy schemat blokowy — te wszystkie pojęcia używa się zamiennie do nazwania graficznego sposobu na przedstawienie dowolnego procesu. Za pomocą bloków i strzałek przedstawia następujące po sobie działania jako logiczną sekwencję zdarzeń. W zależności od tego, jak bardzo jest rozbudowany, może także zawierać dodatkowe informacje. Podaje np. osoby odpowiedzialne za proces, czy wzajemne zależności między poszczególnymi procesami.
Metodę opracowali na początku lat dwudziestych ubiegłego wieku Frank i Lilian Gilbreth. Jednak flowchart zyskało na popularności dopiero ponad dwadzieścia lat później, gdy w 1947 roku uznało ją ASME (Amerykańskie Stowarzyszenie Inżynierów Mechaników).
Z czego jest zbudowany diagram procesu?
Flowchart da się zastosować praktycznie do każdego procesu w przedsiębiorstwie. Do jego stworzenia używamy kilku ustalonych elementów, dlatego warto odbyć wcześniej szkolenie pod okiem specjalistów i przećwiczyć poznaną teorię w praktyce.
Diagram składa się z 5 bazowych elementów (bloków):
- START/STOP (wyznacza początek i koniec procesu)
- WYKONANIE (realizacja zadania)
- DECYZJA (rozdziela proces na różne warianty, w zależności od danych wejściowych)
- DOKUMENT (przywołuje dokument zawierający dane niezbędne do realizacji tego kroku)
- DANE WEJŚCIOWE/WYJŚCIOWE (zawiera elementy potrzebne do wykonania zadania oraz określa wszystko, co uzyskamy po jego ukończeniu)
Do czego stosuje się flowchart?
Jak już wspomnieliśmy, za pomocą diagramu przepływu procesu jest możliwe opisanie praktycznie każdego procesu w firmie produkcyjnej, usługowej czy z branży IT. Może zatem posłużyć do zobrazowania już istniejącego procesu, ale również do zaprojektowania zupełnie nowego procesu. Flowchart używa się jako narzędzie przy wprowadzaniu ulepszeń w przedsiębiorstwie lub podczas przeprowadzania analizy procesów zachodzących w firmie. Schemat blokowy to także dobra metoda na zilustrowanie sposobu, w jaki przebiegają procesy.